I. Gọi chương trình e-mail:

Bạn có thể gọi chương trình e-mail từ trình duyệt như ở trên nhưng cũng có thể gọi như một chương trình độc lập từ Windows 95:

• MS Internet mail: /Start/Programs/Microsoft Internet Mail
• MS Outlook Express: /Start/Programs/Microsoft Explorer/Outlook Express
• MS Outlook: /Start/Programs/Microsoft Outlook
• MS Window Messaging: /Start/Programs/Windows Messaging
• Nescape Mesenger /Start/Programs/Netscape .../Messenger

II. Soạn thảo thư mới:

Click vào biểu tượng New Mail hoặc Compose Message hoặc Create...
Chọn menu /File/New/Message

III. Trả lời, chuyển tiếp, gửi cho một nhóm địa chỉ:

Các chương trình e-mail đều có sẵn các chức năng electronic mail client “tiêu chuẩn”:

• Reply : Trả lời lại một thông điệp.
• Forward, Forward as attachment : chuyển tiếp đến một địa chỉ khác
• CC (Carbon Copy): gửi cho một nhóm các địa chỉ e-mail. Người nhận sẽ được biết e-mail này đã được gửi đến những địa chỉ nào.
• BCC (Blind Carbon Copy): gửi cho một nhóm các địa chỉ e-mail. Người nhận sẽ không được biết e-mail này đã được gửi đến những địa chỉ nào.

IV.Các chức năng nâng cao:

Các chương trình e-mail hiện đại đều có sẵn các tính năng này (built-in). Bạn có thể sử dụng nó để đưa ra các “hành vi cư xử” của chương trình. Ví dụ:

• Nếu thư được gửi đến từ địa chỉ xyz@a.c.com thì xóa khỏi server, hoặc chuyển về một thư mục “xyz@a.c.com”;
• Nếu e-mail lớn hơn x KB thì không download về;
• Nếu e-mail có chữ “spam” trong subject thì trả lời là “đừng gửi nữa”...

Mỗi một chương trình e-mail gọi tính năng này theo những tên khác nhau. Để sử dụng bạn hãy vào menu như sau:

• MS Internet Mail 1.0: /Mail/Inbox Assistance
• MS Outlook Express 4.x: /Tools/Invox Assistance
• MS Outlook Express 5.x: /Tools/Message Rules...
• MS Outlook: /Tools/Inbox Assistance
• Microsoft Windows Messaging: /View/Filter
• Netscape Messenger: /Edit/Message Filters

Các chương trình e-mail nói trên đều có sẵn các tính năng address book, đó là bạn có thể ghi lại tên, địa chỉ e-mail, số điện thoại, Fax... của mọi người (như cuốn sổ điện thoại điện tử). Bạn cũng có thể ra lệnh cho sổ điện thoại này tự động cập nhật thông tin mỗi khi có một ai đó gửi e-mail đến cho bạn hoặc bạn trả lời hoặc gửi đến một địa chỉ nào đó.

• MS Internet Mail 1.0 /File/Address Book
• MS Outlook Express: /Tools/Address Book
• MS Outlook: /Tools/Address Book
• Netscape Messenger: /Communicator/Address Book

Bạn có thể lưu lại các thông điệp gửi đến cho bạn trên máy chủ của ISP sau khi đọc. Nhưng đây là một “tính năng không được ưa chuộng” vì nó kéo dài thời gian bạn nhận thư cho bạn và gây “khó chịu” cho các nhà cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, bạn sẽ gặp nhiều rắc rối trong quá trình sử dụng. Do vậy, chức năng này chúng tôi không “khuyến dùng”